6 Nhiệm Vụ Chiến Lược
& 18 Luồng Tự Hành

01. PHÂN TÍCH CHI TIÊU & QUẢN LÝ DANH MỤC VẬT TƯ

Mã phân hệ: PRO-01

6 Công việc siêu nhỏ: (1) Thu thập dữ liệu PR/PO hệ thống; (2) Phân loại hàng hóa chiến lược theo Kraljic Matrix; (3) Làm sạch dữ liệu dòng tiền mua sắm; (4) Dự báo nhu cầu vật tư phụ; (5) Phân tích xu hướng giá thị trường toàn cầu; (6) Xuất báo cáo chi tiêu định kỳ.

Luồng tự động hóa vận hành:

1
Dữ liệu từ phần mềm Misa SME → AI tự động gán mã ngành hàng chuẩn quốc tế (UNSPSC) → Xuất Dashboard quản trị chi tiêu thời gian thực.
2
Lịch trình bảo trì thiết bị và kế hoạch sản xuất cập nhật → AI tự động tính toán dự báo nhu cầu vật tư phụ (MRO) → Tự tạo bản nháp Yêu cầu mua hàng (PR).
3
Giá nguyên liệu thế giới biến động → AI chạy thuật toán phân tích tác động trực tiếp đến biên lợi nhuận → Phát cảnh báo điều chỉnh ngân sách mua sắm.

02. TÌM NGUỒN CUNG ỨNG & MỜI THẦU ĐIỆN TỬ

Mã phân hệ: PRO-02

6 Công việc siêu nhỏ: (1) Thiết lập hồ sơ mời thầu số (RFQ); (2) Sàng lọc hồ sơ năng lực đối tác; (3) Kiểm tra tính hợp lệ pháp lý doanh nghiệp; (4) Phát hành thầu qua cổng điện tử công ty; (5) Quản lý chuyên mục hỏi đáp thầu (Q&A); (6) Thu nhận hồ sơ thầu niêm phong mã hóa.

Luồng tự động hóa vận hành:

1
Yêu cầu mua hàng (PR) được phê duyệt → AI tự động soạn thảo thư mời thầu RFQ và chuyển tiếp thẳng đến danh sách 3 nhà cung cấp tối ưu nhất (Lean Sourcing).
2
Thông tin Nhà cung cấp mới nạp vào phễu → AI tự động tra cứu mã số thuế trên cổng thông tin chính phủ và đối chiếu "Danh sách đen" để cảnh báo rủi ro lừa đảo.
3
Thời gian đóng thầu kết thúc → Hệ thống AI tự động giải mã hồ sơ bảo mật và tự động thiết lập biên bản mở thầu gửi trực tiếp qua Gmail cho quản lý thượng tầng.

03. THẨM ĐỊNH CHI TIẾT & LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP

Mã phân hệ: PRO-03

6 Công việc siêu nhỏ: (1) Quy chuẩn hóa định dạng báo giá thầu; (2) Chấm điểm năng lực kỹ thuật vật tư; (3) Chấm điểm các điều khoản thương mại; (4) Phân tích mô hình thuật toán chi phí TCO; (5) Tiến hành kiểm tra tham chiếu đối tác (Reference check); (6) Xếp hạng đề xuất nhà cung cấp trúng thầu.

Luồng tự động hóa vận hành:

1
Hồ sơ thầu đổ về → AI tự động chấm điểm kỹ trị dựa trên trọng số thiết lập nghiêm ngặt (Giá chiếm 40%, Kỹ thuật chiếm 40%, Uy tín thương hiệu chiếm 20%).
2
Báo giá của các NCC truyền về → AI chạy mô hình tính toán "Should-cost" chuyên sâu nhằm cung cấp dữ liệu hỗ trợ đàm phán thương mại đạt mức giá tối ưu nhất.
3
Kết quả chấm thầu hoàn tất → AI tự động khởi tạo báo cáo thẩm định chuyên sâu (Evaluation Report) nằm ở trạng thái chờ lệnh phê duyệt từ quản lý.

04. QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG & TUÂN THỦ PHÁP LÝ

Mã phân hệ: PRO-04

Tên quy trình lõi bao trùmChi tiết cấu trúc vận hành hệ thống
G-EPC GovernanceQuy trình tự động rà soát, phát hiện các bẫy pháp lý điều khoản thầu phụ và bảo đảm tính tuân thủ nghiêm ngặt theo Luật Dầu khí 2022.
CLM Digital LoopQuy trình tự động hóa quản lý toàn bộ vòng đời của hợp đồng kinh tế từ khâu khởi tạo bản thảo sơ khởi cho đến bước thanh lý hợp đồng.
Smart Contract VerificationHệ thống tự động chạy các giao thức xác thực chữ ký số chữ ký điện tử hợp pháp và kiểm tra chéo các điều khoản phạt vi phạm.
Reflexion Risk LoopCơ chế AI tự học hỏi sâu từ các hồ sơ tranh chấp hợp đồng cũ trong lịch sử để liên tục Kaizen cấu trúc mẫu hợp đồng mới bảo mật hơn.

05. THỰC THI ĐƠN HÀNG THẤU SUỐT

Mã phân hệ: PRO-05 (Luồng P2P)

1
Hợp đồng kinh tế hoàn tất ký kết số → AI tự động khởi tạo Đơn đặt hàng (PO) đồng bộ trên hệ thống GWS/Misa SME và chuyển thẳng đến nhà cung cấp.
2
Theo dõi lịch trình giao hàng → AI chạy luồng tự động Expediting (Thúc tiến) gửi mail nhắc nhở thời hạn hoàn thành cho đối tác trước 7 ngày, 3 ngày và 1 ngày.
3
Dữ liệu giao nhận vật tư truyền về hệ thống → AI chạy thuật toán Đối chiếu 3 bên (PO - GRN - Invoice) để kích hoạt lệnh duyệt thanh toán tự động hoàn toàn.

06. KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG NCC & QUẢN TRỊ RỦI RO CHUỖI

Mã phân hệ: PRO-06

1
Đơn đặt hàng kết thúc chu kỳ → AI tự động phân tích dữ liệu cập nhật ma trận Scorecard NCC (Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn OTIF, tỷ lệ vật tư lỗi hỏng).
2
Điểm số hiệu suất của NCC chạm ngưỡng thấp → AI tự kích hoạt lệnh mở quy trình hành động khắc phục CAPA gửi trực tiếp đối tác yêu cầu giải trình số liệu.
3
Rủi ro biến động thị trường hoặc địa chính trị phát sinh → AI liên tục quét luồng tin tức kinh tế thế giới thời gian thực để cảnh báo nguy cơ đứt gãy nguồn cung trước 15 ngày.